Экономия на ремонтах: мнимая экономика
Постоянный котроль стоимостей запчастей и ремонтных услуг предполагает следующее:
- техника ремонтируется для получения максимальной отдачи в ее выработке;
- в первую очередь, должны обеспечиваться работой сотрудники агрохолдинга (трактористы, водители, комбайнеры и т.д.), - а не подрядчики;
- необходимо анализировать, в обязательном порядке, относительные цифры и показатели в разрезе полного производственного цикла - понимание, что разовая экономия при закупке может не дать экономического эффекта в конце производственного цикла.
1. Цена на запчасти, выработка техники и экономика
2. Контроль интенсивности расходования бюджетных ремонтных средств
3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ - система закупок запчастей
1. Цена на запчасти, выработка техники и экономика
Разберем простой и наглядный пример из практики по 39 комбайнам Case Axial-Flow 5088, когда желание добиться экономии на запчастях, при их ремонте на пятом году их эксплуатации, позволил сэкономить 9% стоимости ремонтов в сравнени с прошлым годом - таблица 1.1. Естественно, что такая экономия была достигнута за счет уменьшения количества оригинальных запчастей и уменьшения обращения к официальным диллерам касательно услуг по ремонту. Одним словом: было принято решение увеличить долю аналогов в запчастях и использовать более дешевый сервис в сравнении с официальными диллерами.
Таблица 1.1 - Фактические данные по 39 комбайнам Case Axial-Flow 5088 на четвертый и пятый годы эксплуатации.
...| Выработка, Га |
Ремонты: всего, $ | Ремонты: всего, шт | Из обшего кол. ремонтов: офф. дил., $ | Из обшего кол. ремонтов: офф. дил., шт | |
| 4-й год эксп. | 94 097 | 884 595 | 5 950 | 562 380 | 4 229 |
| 5-й год эксп. | 75 166 | 804 475 | 6 131 | 395 370 | 3 164 |
| Разница: | 18 931 | 80 120 | -181 | ||
| -20% | -9% | 3% | |||
Изучив итоговые данные, полученные уже в конце сезона, стало очевидным - что, полученная ранее экономия 9% (80 120 $) по бюджету запчастей при ремонте комбайнов принесла не положительный - а отрицательный эффект! Что бы понять, откуда он взялся, разберем детально итоговые производственные цифры в относительном ракурсе - таблица 1.2.
Таблица 1.2 - Относительные, статистические показатели производительности 39 комбайнов Case Axial-Flow 5088 за четвертый и пятый годы эксплуатации.
...| Эффективность, $/Га |
Ремонты офф. дил. к общему кол. $ | Ремонты офф. дил. к общему кол. шт | |
| 4-й год эксп. | 9,4 | 64% | 71% |
| 5-й год эксп. | 10,7 | 49% | 52% |
Теперь по порядку, анализ информации по обоим таблицам - что нам принесла экономия 80 120 $ (884 595 против 804 475 $):
- эти 39 комбайнов, в сумме, убрали на 18 931 Га меньше в сравнении с прошлым годом (94 097 против 75 166 Га), -20% выработки, эта цифра соизмерима с годовой выработкой одного комбайна в рамках агрохолдинга;
- на 3% увеличилось общее количество ремонтов по этим комбайнам: с 5950 до 6131 (+181 ремонт);
- эффективность расходов на ремонты в предыдущем году составляла 9,4 $/Га против 10,7 $/Га этого пятого года эксплуатации;
- уменьшение доли официальных диллеров при ремонтах с 64 до 49% в денежном выражении (562 380 против 395 370 $) и с 71 до 52% в колличестве самих ремонтов (4229 против 3164).
Отрицательная экономика заключается в следующем:
- если принять длительность одного ремонта в среднем около 3х дней, то на 181 ремонте мы получим 543 дня простоя по всем этим 39 комбайнам;
- приняв среднесуточную выработку одного комбайна около 35Га/день, то на 543 днях мы получаем общую потерю в годовой выработке около 19 005 Га - эта цифра объясняет уменьшение производительности на 18 931 Га по таблице 1.1;
- если имеющуюся разницу (18 931 Га) соотнести с расценкой подрядчика, убрав из нее ЗП и топливо, то получим около 400 тыс. $ дополнительного расхода по статье бюджета подрядчиков.
Одним словом: экономия в 80 тыс. $ по одной статье сгенерировала дополнительные расходы в размере около 400 тыс. $ по другой статье - в рамках агрохолдинга абсолютная эффективность минус 320 тыс. $.
Пояснение по допущениям:
- выработка 35 Га в день взята с учетом очередей на элеваторах, погоды и других производственных факторов, эта цифра коррелирует со статистическими данными оперативных отчетов;
- если взять 94 тыс Га и разделить на 39 комбайнов, то получаем годовую нагрузку на один комбайн в 2412 Га, с учетом 70 полных рабочих дней комбайнов - получаем около 34,5 Га среднесуточную выработку;
- эту норму,35 Га в день, не получалось поднять даже у подрядчиков - при всем их желании заработать, как можно, больше;
- 70 дней, это 10 полных рабочих недель - 3 недели ранних зерновых и около 7 недель для уборки поздних культур.
2. Контроль интенсивности расходования бюджетных ремонтных средств
Критерием контроля является календарный график - таблица 3.1 раздела бюджетирования запчастей и ремонтов. На основании этого графика составим таблицу отчетности по фактическим лимитам и оплатам - таблица 2.1, с учетом того, что у нас, например, на данный момент 9 ноября (17-й месяц календарного плана) - грубо говоря, полтора месяца до окончания периода действия бюджета. И нам нужно понимать: вкладываемся мы в бюджет или нет? Эту методику целесообразно применять регулярно для понимания текущего состояния по экономии или перерасходу бюджета.
Таблица 2.1 формируется следующим бразом:
- по каждой группе суммируем бюджетные месячные лимиты включительно по сентябрь (16-й месяц) и выходим на общую итоговую сумму лимита в 4 793 724 $;
- на основании даных по оплатам за ремонты (сумма обязательно должна соответствовать данным казначейства) формируем факты оплат на сумму 4 763 455 $;
- получаем календарный остаток в 30 270$.
Таблица 2.1 - Лимит ремонтов на начало текущего месяца и факт оплат на текущую дату.
...| ГРУППА | ПЛАН, на 01/11/хх, $ | ФАКТ оплат на 9/11/хх, $ | Календарный остаток, $ |
| Автомобиль M | 86 640,50 | 115 168,71 | -28 528,21 |
| Автомобиль NO | 642 728,00 | 549 147,66 | 93 580,34 |
| Грунтообрабатывающая | 492 213,00 | 610 017,17 | -117 804,17 |
| Зерноуборочная | 1 561 137,20 | 1 535 210,20 | 25 927,00 |
| ПРОЧЕЕ | 17 860,50 | 5 783,42 | 12 077,08 |
| Опрыскиватели и разбрасыватели | 238 440,00 | 113 399,67 | 125 040,33 |
| Сеялки | 467 700,00 | 363 120,38 | 104 579,62 |
| Токовое хозяйство | 25 425,00 | 24 901,05 | 523,95 |
| Трактор тяжелый | 854 000,00 | 1 019 741,95 | -165 741,95 |
| Трактор средний | 407 580,00 | 426 964,39 | -19 384,39 |
| ИТОГО, $ | 4 793 724 | 4 763 455 | 30 270 |
Эта сумма 30 270$ не является верной, ее использовать в отчетности для руководства не рекомендуется - календарный остаток, в данном случае, можно использовать только для понимания: на каких группах или по какой технике у нас появляется перерасход. Для окончательного понимания остатка по бюджету - необходимо дополнительно составить таблицу 2.2
Таблица 2.2 - Расчет экономии или перерасхода по бюджету.
...| Позиция | Сумма | ||
| Бюджет по календарному графику, $ | 4 876 705 | ||
| Оплачено на данный момент, $ | 4 763 455 | ||
| Не оплачено заявок на данный момент, $ | 109 835 | ||
| Текущая экономия, дол | 3 416 |
Для начала выполним корректировку лимита на текущую дату: лимит на первое число плюс 9 дней накопительного лимита за ноябрь (ИТОГО по М17-11 табл. 3.1).
4 793 724 $ плюс (9 дней умножить на 276 602 $ и разделить на 30 дней ноября) равно 4 876 705 $.
Далее, обязательно берем в учет все долги и заявки, которые еще не оплачены, но должны быть оплачены в ближайшее время - 109 835 $.
После чего, получим обоснованную цифру 3 416 $ - это и есть наша, в данном случае, именно экономия бюджета на текущую дату 9 ноября 17 месяца по календарному плану.
Другими словами: если мы сегодня 9 ноября согласуем ремонтов больше чем на 3 416 $ - то у нас сразу начнется перерасход по бюджету.
Теперь вернемся к таблице 2.1 и проанализируем: что способствовало переасходу по обозначенным группам техники - что нужно учесть при планировании в будущем.
Основное - это физический износ и старение техники.
Бюджет 20хх-1 начал формироваться летом 20хх-2 г, с наработкой основной массы техники 1…3 года – запчасти в основном на обслуживание.
Текущий бюджет 20хх начался летом 20хх-1 г, когда наработка составляла 2…4 года – кроме обслуживания, начали добавляться шины и дорогие ремонты.
Наработки двигателей по 8…10 тыс. моточасов и более говорят о том, что ресурс на исходе. Сроки амортизации на комбайны и трактора предусматриваются в районе 5-7 лет (или чуть более), в зависимости от агрессивности эксплуатации.
Кроме того, используется метод нелинейной амортизации: что б за первые 3-4 года амортизировать 70…80% первоначальной стоимости – поскольку потом начинается период “постоянных ремонтов и капиталовложений в запчасти” при котором амортизация затруднительна (вся прибыль, запланированная на покупку нового оборудования по факту уходит на ремонты старого).
Фактическая стоимость капитальных ремонтов по бюджету 20хх - 436 817 $:
- 22 капремонта ДВС на сумму 246 575 $, в среднем 11 208 $/агрегат;
- 17 капремонтов КПП на сумму 143 930 $, в среднем 8 466 $/агрегат;
- 6 капремонтов мостов на сумму 46 312 $, в среднем 7 719 $/агрегат.
Но при этом еще возникают дополнительные накладные расходы по сервису из-за гарантии, где стоимость услуг гарантийного обслуживания сопоставима с компенсацией транспортных расходов этого же сервиса.
Точно предвидеть капремонты в планировании на год невозможно – только с долей вероятности.
Ухудшилась ситуация и с легковыми автомобилями директоров, механиков, агрономов и др. – значительно возросли затраты в этом году на ДВС, ходовую и трансмиссию.
Для сопоставления затрат на технику с разным сроком эксплуатации приводится пример:
1. Купили весной два трактора NewHolland/T8410 – на данный момент потратили в среднем 2,8 тыс. $ на один трактор за пол года интенсивной эксплуатации.
2. Два года назад купили трактор Case 290 – на данный момент потратили 12 тыс дол. Это 6 тыс. $ в год.
3. Два года назад купили два комбайна Case 6140 – на данный момент потратили 32 тыс. $. Это 8 тыс. $ в год на один комбайн.
4. Комбайны Case 5088 и 2388 – 49 штук, которые работают уже по 5-6 лет:
20хх-2 год – 21,8 тыс. $ потратили в среднем на один комбайн.
20хх-1 год – 20,5 тыс. $.
20хх год – 18,4 тыс дол за 9 месяцев.
5. Комбайны JohnDeere/W650 и NewHolland/CX6090 - 24 штуки, которые работают по 4 года (кукурузу они в основном не убирали),
20хх-2 год – 7,9 тыс. $.
20хх-1 год - 8,4 тыс. $.
20хх год – 9,3 тыс. $ за 9 месяцев.
6. Трактора Case 310 и 315 – 29 штук, которые работают по 5-6 лет:
20хх-2 год – 12,3 тыс. $.
20хх-1 год – 18,1 тыс. $.
20хх год – 13,9 тыс. $ за 9 месяцев.
7. Трактора Case 340 – 6 штук, которые работают по 4-5 лет:
20хх-2 год – 11,7 тыс. $.
20хх-1 год – 10,8 тыс. $.
20хх год – 11,0 тыс. $ за 9 месяцев.
На 3…4 год начинаются дополнительно затраты на шины – это сразу плюс 5…8 тыс дол.
Далее, параллельно с увеличением стоимости текущих ремонтов (от электропроводки до подшипников) - поочередно увеличивается вероятность капремонта ДВС, КПП, мостов и гидравлики.
Это одна из главных причин, почему не стоит брать сложную импортную БУ технику.
3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ - система закупок запчастей
Коротко подытожить можно следующим: в каждом конкретном случае по согласованию ремонтов или закупок нужно понимать не текущую экономию в рамках конкретного бюджета - а понимать именно экономику производства в рамках всего агрохолдинга. Ситуация недопустима, когда закупщик или отдел снабжения работают по приципу: главное купить дешевле - тогда не будет подозрений в финансовой нечистоплотности со стороны службы безопасности, будет объяснение получемой ЗП и постоянно отделу снабжения будет работа покупать запчасти, которых даже на сезон не хватает. Причем, простои техники и экономика - это уже головная боль главного инженера и директора по производству.
Как показывает полученная информация, в основном такой подход и есть причиной повышеного расхода финансовых средств на ремонты и найм подрядчиков.